一、使用环境
办公设备主要由电子部件和机械部件构成，非常精密及复杂， 因而对环境的要求比较高。
电压：必须 ac220v +10%
环境：远离高温、高湿与灰尘；要有通风良好，不受阳光照射； 不能接触具挥发性和腐蚀性的气体、液体
放置：设备应水平摆放，不随便搬动。
二、消耗材料
品牌的系列办公设备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和设备的使用寿命。
三、平常保养
保持清洁，设备不粘尘，尤其复印机的复印板玻璃，清洁时用柔软的抹布，中性清洁剂清洗。潮湿天气时要注意防潮，即使不使用机器也要每天开机一段时间，以驱除湿气，或使用抽湿机。定期检查电源线和信号线有否破损，接头有否锈蚀。复印机一般故障的排除
复印机最常见的问题是复印不清晰。首先检查文稿，有些文稿会影响复印质量。如文稿的底色发黄，这种底色使对比度复印受影响。另一些文稿类型如重氮或透明，复印件看起来会有花斑：而铅笔文稿的复印件会觉得太浅。如果文稿没问题，就检查复印机。
先检查复印板盖和复印板玻璃，脏了或积尘就清洁，花了就只好更换了。接下来检查电晕机构是否积尘或安放是否正确，检查电晕线有否损坏或锈蚀。再看看转引导板和进给导板有否灰尘，如果有灰尘用湿布清洗。定影组件有灰尘的话，也会影响复印质量。
最后检查复印纸是否佳能公司推荐的类型：复印纸受潮也会影响复印质量。一些外部因素导致复印有问题。最常见的是受潮和冷凝。南方春季天气潮湿，这时应使用抽湿机，没有抽湿设备，可开机一段时间驱除湿气。同时用干布抹干复印板盖和复印板玻璃、电晕机构、转引导板和进给导板等。
如果以上步骤都检查完毕且处理妥当，但复印质量仍旧不佳，那么可能需要考虑更深层次的技术问题。例如，复印机的曝光灯可能老化，导致光线不足，影响复印清晰度。此时，联系专业的维修人员进行检查和更换是必要的。
此外，对于频繁使用的办公设备，如打印机和复印机，其内部的碳粉盒和感光鼓等部件也会随着使用时间的增长而逐渐损耗，从而影响打印或复印效果。因此，定期更换这些消耗品也是维持设备高效运行的关键。
在日常使用中，用户还应养成良好的操作习惯，如避免在短时间内连续大量复印，给设备一定的休息时间，以减少部件的磨损。同时，对于不常使用的功能或设置，尽量避免频繁更改，以减少因误操作导致的设备故障。
总之，办公设备的维护和保养是一个系统工程，需要从环境、消耗材料、平常保养以及故障排除等多个方面综合考虑，才能确保设备的长期稳定运行和高效输出。
