办公设备，这一广泛的概念涵盖了与办公室工作相关的各类设备和器具。从狭义上讲，它主要指那些用于处理文件的设备，如我们熟知的传真机、打印机、复印机等。而广义上，办公设备则涵盖了所有适用于办公室工作的设备和器具，这些设备不仅在办公领域，在其他领域也发挥着重要作用，如电话、程控交换机等。
这些办公设备在功能上大致可分为几类：文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备以及文件整理设备。每一类都包含多种不同的产品，以下所列举的仅为其中的主要设备和常用设备。
文件输入及处理设备：涵盖计算机、文件处理机、打字机以及扫描仪等，这些设备主要负责文件的录入与初步处理。
文件输出设备：这类设备负责将处理后的文件以各种形式输出，包括文件复制设备和文件打印设备，以及文件传送设备。
文件复制设备：如制版印刷一体化速印机、油印机、小胶印机等，用于大量复制文件。
文件打印设备：如激光打印机、喷墨打印机等，用于将电子文件打印成纸质文件。
文件传输设备：如传真机、计算机等，用于在办公室之间或与外部实体之间传输文件。
文件储存设备：如缩微设备、硬盘、云盘等，用于长期储存大量文件数据。
文件整理设备：如分页机、裁切机等，用于对输出后的文件进行整理和优化。
网络设备：包括网络适配器、路由器、交换机等，用于构建和维护办公室网络系统。
沟通设备：如座机电话、网络电视会议软件等，用于促进办公室之间的沟通与协作。
随着科技的不断进步和办公需求的日益多样化，新型办公设备层出不穷，更新换代速度极快。然而，由于许多办公设备都是机电一体化的耐用产品，因此在现实办公环境中，往往会出现多种类型、多代设备同时使用的复杂情况。此外，办公设备的使用对象也可分为普通办公设备和专业办公设备两大类。前者如传真机、打印机等在各类办公室中广泛使用，而后者则针对特定行业和部门的需求进行特殊设计和优化，如金融行业的票据打印机、POS机等。
4. 分类
根据国家统计局和国家质量监督检疫检验总局联合发布的GB/T4754-2002《国民经济行业分类》标准，文化、办公用机械制造被细分为六大类别：电影机械、幻灯及投影设备、照相机及器材、复印和胶印设备、计算器及货币专用设备，以及其他文化、办公设备。值得注意的是，这些分类中涵盖了上述狭义概念中提及的众多产品。
特征
（1）彩色化：随着办公文件日益倾向于图文混排，人们对视觉效果的要求也在不断提高，黑白文件已难以满足需求。因此，彩色喷墨打印机、彩色激光打印机等设备在未来的办公市场中将占据主导地位。
（2）多功能化：现代人对办公设备的需求已经不再局限于单一功能。一台机器如果能同时具备网络打印、复印、传真、电邮、扫描等多项功能，将更受用户青睐。
（3）高速化：在快节奏的现代生活中，人们越来越珍惜时间。对于需要处理大量印务的场合，高速机器成为了不可或缺的选择，甚至要求首张复印或打印的速度在5秒以内。
（4）网络化：随着网络技术的普及和人们对网络依赖的加深，办公设备是否具备网络传输功能已经成为了衡量其是否先进的重要标准。
使用与维护
办公设备如复印机、打印机等，是集光学、机械、电子技术于一体的精密仪器。它们通过静电原理使用微小的静电墨粉在感光材料上形成潜像，再将墨粉转印到纸上完成复印过程。由于机器内部精密部件容易附着纸屑和墨粉等杂质，因此需要定期进行专业维护和清洁，以确保设备的稳定运行和良好性能。
定期的维护保养对于办公设备至关重要。它能够清除机器内部的污垢，为必要部件加注润滑油，清洁光学部件，从而改善复印品的质量。通过这种方式，潜在故障可以被消灭在萌芽状态，减少停机时间。
然而，办公设备涉及的专业性和技术性要求甚高。仁通科技的研究数据显示，超过84%的办公设备损坏案例都归因于操作和使用不当。因此，企业应对办公行政人员进行专门的办公设备维修和维护培训，或采用办公设备外包的方式以确保设备的良好运行。
此外，随着“低碳办公”理念的普及，打印机厂商纷纷推出节能新技术，如省墨技术、双面打印以及能耗节省等。在办公设备中，喷墨打印机以其低功耗而著称，工作时功耗仅为1520W，待机时功耗更低至0.8W。相比之下，激光产品则属于高功耗范畴，如普通的激光打印机在工作时的功耗可达300500W，待机时也需消耗35W的电能。尽管如此，在所有办公外设产品中，数码复合机才是真正的“电力消耗大户”，其集成的A3幅面打印、复印、扫描单元使其瞬时功率可达1000W以上，普通数码复合机的功耗更是高达13001600W。此外，具备传真收发功能的产品也需长时间开机，因而电力消耗同样不容忽视。
以一台打印机为例，每天工作23小时，待机68小时，关机1316小时（72.7%的企业打印机不关机）。若每月工作2224天，每年则工作12个月，预计每年一台打印机的工作状态时间约为550小时，而休眠或待机时间长达1550小时。以商业用电1元/千瓦计算，喷墨打印机一年的电费不足100元，激光打印机也仅为200元左右。然而，对于一台数码复合机而言，其一年的电费高达1000元，每月约为83元。这一数字不容忽视，毕竟长时间累积下来，成本将非常可观。
以5年时间为基准，一台数码复合机将产生5000元的电费，这足以购买一台全新的办公设备。同时，企业中的办公产品往往不止一台，若将多台设备5年的电费累加，数额将更为惊人。
此外，从节能环保的角度来看，中国有超过5000万家的企业，每家企业仅使用一台办公设备，那么一年的能源消耗量将是一个惊人的数字。
当然，办公设备的耗电成本只是整体成本的一部分。仁通科技的研究数据显示，在使用办公外包服务后，企业的办公设备及耗材成本可降低17%—30%。在40—60人的中小型企业中，平均可节省1.37个人力资源成本，同时提高20%以上的办公效率。由此可见，办公外包（特别是办公设备外包）带来的经济效益巨大，对于企业而言，这是一组引人深思的数字。
